Gestion des Achats

Grâce à HospitalAX, le département des achats peut assumer pleinement son rôle de fournisseur central de marchandises et de services. Le processus d'achat total est soutenu et vérifié de la demande à la facturation. Les marchandises, contrats et fournisseurs sont gérés à la fois au niveau stratégique et au niveau opérationnel afin de pouvoir fournir un service adéquat.

Gestion de fournisseurs et d’articles intégrée

HospitalAX est un logiciel intégré qui centralise toutes les informations liées à l'achat, la logistique, la gestion financière et des installations. Cela vous permet en tant que service achats d’assumer pleinement votre rôle de principal fournisseur de biens et services. L’introduction de flux de travail automatisés au niveau transversal résulte en une automatisation poussée ainsi qu’une utilisation efficace et responsable des budgets disponibles.

Catalogues d'achat internes et externes

Les catalogues d'achat permettent de regrouper les marchandises et les services afin que les demandes puissent être effectuées de manière très visuelle et intuitive par le personnel hospitalier ou par le département d'achat auprès du fournisseur. HospitalAX garantit un passage sans transitions des demandes d'achat vers les commandes effectives.

Contrats d'achat et abonnements avec calendrier de livraison fixe

Les contrats sont supportés pendant tout le processus de négociation, d'activation jusqu'au suivi des livraisons effectives. Les commandes d'achat concernées peuvent être reliées manuellement ou automatiquement aux contrats d'achats concernés.

Demandes d'offre et ordres d'achat

Les demandes d'offres et les ordres d'achat peuvent être effectués de diverses manières (e-mail, fax, XML, EDI...) auprès des fournisseurs concernés et être signées électroniquement. La procédure d'achat de marchandises et de services totale peut être mise en place conformément à la stratégie préventive telle que prévue par les pouvoirs judiciaires belges (Codex et le RGPT). Le suivi de la procédure des avis de marchés publics peut également être effectué dans HospitalAX.

Intégration de la demande à la facturation

Le processus d'achat complet est supporté et vérifié centralement de la demande à la facturation. Les marchandises et services, contrats, tarifs convenus et fournisseurs sont gérés à la fois au niveau stratégique et au niveau opérationnel afin de pouvoir fournir un service adéquat, tout en traitant les fournisseurs de façon identique. 

Flux d’approbation

HôpitalAX comprend l'enregistrement des demandes d'ordre internes des différents services. Il est possible aux responsables du budget et aux services de conseil - tels que l'Achat, la Prévention, le Service Technique et l’Informatique – de donner leur accord par le biais d'un flux d'approbation intégré. Les demandes approuvées conduisent ensuite à des ordres d’achat ou internes.

Portail Web des fournisseurs

Par le biais du portail Web, le fournisseur peut tenir ses informations à jour (profil et coordonnées, informations concernant le produit, catalogue...) et consulter ses propres transactions pertinentes, y répondre ou les enregistrer (RFQ, ordres d'achat, réceptions, factures, questionnaires...).

Rapports concernant le processus d'achat

Les indicateurs clés des performances (ICP) liés aux achats sont suivis et rendus clairs. Nous pouvons citer par exemple les statistiques sur les performances des fournisseurs, qui permettent de comprendre des points importants concernant les délais de procédure des commandes, les écarts par rapport aux accords de la commande ou les contrats et la qualité des livraisons.